Kurz gesagt: Nachhilfeunterricht kann nach § 4 Nr. 21 UStG umsatzsteuerfrei sein. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine neu gefasste Vorschrift: Private Einrichtungen wie Nachhilfeinstitute brauchen weiterhin eine Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde (in NRW z. B. der Bezirksregierung), dass sie Schulunterricht oder vergleichbare Bildungsleistungen erbringen. Privatlehrer, die selbst direkt gegenüber Eltern unterrichten, sind dagegen ohne Bescheinigung befreit. Honorarlehrkräfte eines Instituts benötigen in der Regel eine Bestätigung des Instituts. Klären Sie Ihren Fall unbedingt mit Ihrer Steuerberatung.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Rechtslage und Verwaltungspraxis können sich ändern; maßgeblich ist immer Ihr Einzelfall. Bitte stimmen Sie konkrete Entscheidungen mit Ihrer Steuerberatung, einer Rechtsanwältin bzw. einem Rechtsanwalt oder der zuständigen Behörde ab. Stand der Angaben: Oktober 2026.
Der Grundsatz: Umsatzsteuer oder Befreiung?
Wer als Unternehmer Leistungen gegen Entgelt erbringt, muss grundsätzlich Umsatzsteuer berechnen. Für Bildungsleistungen gibt es jedoch eine wichtige Ausnahme: Nach § 4 Nr. 21 UStG sind unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienende Leistungen unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Nachhilfe gehört ausdrücklich zu den Leistungen, die hiervon erfasst sein können. In einer Übersicht zum BMF-Schreiben nennt Haufe Einrichtungen, die Nachhilfeunterricht für Schüler erteilen, als Beispiel für „andere allgemeinbildende Einrichtungen“.
Für ein Institut ist die Frage wirtschaftlich erheblich: Mit Befreiung stellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer, können aber in der Regel keine Vorsteuer aus Einkäufen (zum Beispiel Möbel, Lernmaterial, Software) abziehen. Ohne Befreiung müssen Sie auf Ihre Preise 19 % Umsatzsteuer aufschlagen oder die Steuer aus Ihren bisherigen Preisen herausrechnen – was bei Privatkunden wie Eltern die Marge spürbar senkt.
Was sich zum 1. Januar 2025 geändert hat
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 hat der Gesetzgeber § 4 Nr. 21 UStG an die EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie angepasst. Die wichtigsten Punkte:
- Erweiterter Anwendungsbereich: Begünstigt sind nun „Schul- und Hochschulunterricht, Aus- und Fortbildung sowie berufliche Umschulung“ statt nur Leistungen, die auf einen Beruf oder eine Prüfung vorbereiten, wie die IHK Hagen zusammenfasst.
- Bescheinigungsverfahren bleibt: Anders als im Regierungsentwurf vorgesehen, wurde das Bescheinigungsverfahren nicht abgeschafft; das berichtet unter anderem Flick Gocke Schaumburg.
- Neu: Privatlehrer: Schul- und Hochschulunterricht, der von Privatlehrern erteilt wird, ist ausdrücklich befreit (§ 4 Nr. 21 Satz 1 Buchst. c UStG).
Die Finanzverwaltung hat die Anwendung mit einem BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2025 konkretisiert.
Die Bescheinigung der Landesbehörde
Für ein Nachhilfeinstitut als private Einrichtung ist die Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde in der Regel der Schlüssel zur Steuerbefreiung. Die Behörde muss bescheinigen, dass die Einrichtung Schulunterricht, Hochschulunterricht, Ausbildung, Fortbildung oder berufliche Umschulung erbringt. Welche Behörde zuständig ist, regelt jedes Bundesland selbst – in Nordrhein-Westfalen sind es die Bezirksregierungen. Die Bezirksregierung Münster nennt Nachhilfeunterricht durch private Einrichtungen ausdrücklich als Beispiel; der Antrag ist formlos mit Nachweisen zu stellen, die Bescheinigung legen Sie anschließend dem Finanzamt vor.
Was gilt für ältere Bescheinigungen?
Bescheinigungen, die vor dem 1. Januar 2025 ausgestellt wurden, werden nach dem BMF-Schreiben bis zum Ablauf ihres Gültigkeitszeitraums oder einem Widerruf weiter anerkannt, wie KPMG zusammenfasst. Prüfen Sie dennoch, ob Ihre Bescheinigung befristet ist und ob sie alle Angebote abdeckt, die Sie heute machen.
Typische Unterlagen für den Antrag
- Beschreibung des Instituts und der Unterrichtsangebote (Fächer, Klassenstufen, Gruppengrößen)
- Nachweise zur fachlichen und pädagogischen Qualifikation der Lehrkräfte
- Muster von Lehrplänen oder Unterrichtskonzepten
- Angaben zu Räumen und Ausstattung
Die konkreten Anforderungen unterscheiden sich je nach Bundesland. Fragen Sie bei der zuständigen Behörde nach einem Merkblatt.
Honorarlehrkräfte und Subunternehmer
Viele Institute arbeiten mit freiberuflichen Honorarkräften. Für sie ist wichtig: Die neue Privatlehrer-Befreiung gilt nur, wenn die Lehrkraft selbst direkt gegenüber den Kunden unterrichtet. Unterrichtet sie im Auftrag eines Instituts, ist sie Subunternehmerin; dann hängt die Steuerbefreiung ihrer Leistung davon ab, dass das Institut selbst begünstigt ist und dies bestätigt. So erläutern es KMLZ und ETL.
Praktisch bedeutet das: Halten Sie die Bescheinigung Ihres Instituts aktuell und stellen Sie Ihren Honorarkräften auf Wunsch eine entsprechende Bestätigung aus. Ob eine Honorarkraft überhaupt selbstständig tätig sein darf, ist eine eigene Frage – lesen Sie dazu den Ratgeber Honorarkräfte und Scheinselbstständigkeit.
Kleinunternehmerregelung für kleine Institute
Sehr kleine Institute oder Gründer können unter Umständen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen. Seit 2025 gilt: Der Gesamtumsatz darf im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten; im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 Euro. Das erklärt das Finanzamt NRW. Wer die Grenze im laufenden Jahr überschreitet, fällt bereits mit dem überschreitenden Umsatz aus der Regelung heraus, wie die IHK Dresden erläutert.
Für wachsende Institute ist die Bescheinigung nach § 4 Nr. 21 UStG meist die dauerhaftere Lösung. Mehr zum Start lesen Sie im Ratgeber Nachhilfeinstitut gründen.
Lerntherapie, Ferienkurse und Zusatzleistungen
Nicht alles, was ein Institut anbietet, ist automatisch steuerfrei. Prüfen Sie jede Leistungsart einzeln:
| Leistung | Prüffrage |
|---|---|
| Regulärer Nachhilfeunterricht | Liegt eine gültige Bescheinigung vor, die diese Leistung abdeckt? |
| Ferienkurse, Prüfungsvorbereitung | Ist der Kurs Schulunterricht im Sinne der Bescheinigung? |
| Lerntherapie (LRS, Dyskalkulie) | Bildungsleistung, Leistung der Jugendhilfe oder steuerpflichtig? Einzelfallprüfung nötig |
| Verkauf von Lernmaterial | Eng verbundene Leistung oder eigenständiger, steuerpflichtiger Verkauf? |
| Freizeit- oder Hobbykurse | Häufig nicht vom Schul- und Bildungszweck erfasst |
Gerade bei Lerntherapie hängt die steuerliche Behandlung stark von der konkreten Ausgestaltung, der Qualifikation und der Finanzierung ab (etwa über das Jugendamt). Hier ist eine individuelle Beratung unverzichtbar. Wie Sie eine Lerntherapie-Praxis organisatorisch führen, lesen Sie auf der Seite Software für Lerntherapie.
Folgen für Ihre Rechnungen
Ob steuerfrei, steuerpflichtig oder Kleinunternehmer – die Rechnung muss den Status korrekt wiedergeben. Bei steuerfreien Leistungen gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung, bei Kleinunternehmern ein Hinweis auf § 19 UStG. Steuerpflichtige Leistungen weisen den Steuersatz und -betrag aus. Bieten Sie gemischte Leistungen an, müssen die Positionen getrennt werden.
Eine Verwaltungssoftware nimmt Ihnen hier viel Arbeit ab: In p2o office hinterlegen Sie den Steuerhinweis einmal in der Rechnungsvorlage, und alle Sammelrechnungen enthalten ihn automatisch. Für Ihre Steuerberatung exportieren Sie die Daten direkt. Mehr zum Ablauf lesen Sie im Ratgeber Abrechnung im Nachhilfeinstitut, alle Module finden Sie unter Funktionen und auf der Seite Nachhilfesoftware.
Checkliste Umsatzsteuer
- Steuerstatus jeder Leistungsart mit der Steuerberatung geklärt
- Bescheinigung der Landesbehörde vorhanden, gültig und vollständig
- Honorarkräften bei Bedarf Bestätigung ausgestellt
- Kleinunternehmergrenzen im Blick, falls relevant
- Rechnungsvorlagen mit korrektem Steuerhinweis
- Gemischte Leistungen getrennt ausgewiesen
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Häufige Fragen
Muss ich als Nachhilfeinstitut Umsatzsteuer berechnen?+
Nicht zwingend. Mit einer gültigen Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde können Ihre Nachhilfeleistungen nach § 4 Nr. 21 UStG steuerfrei sein. Liegt keine Bescheinigung vor und greift auch keine andere Befreiung oder die Kleinunternehmerregelung, sind die Leistungen grundsätzlich steuerpflichtig.
Wo beantrage ich die Bescheinigung für die Umsatzsteuerbefreiung?+
Bei der zuständigen Landesbehörde Ihres Bundeslandes, in Nordrhein-Westfalen etwa bei der Bezirksregierung. Die Zuständigkeit unterscheidet sich je nach Land; fragen Sie im Zweifel beim Schulministerium oder Ihrem Finanzamt nach.
Gilt meine alte Bescheinigung von vor 2025 noch?+
Nach dem BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2025 werden ältere Bescheinigungen bis zum Ablauf ihres Gültigkeitszeitraums oder einem Widerruf weiter anerkannt. Prüfen Sie trotzdem, ob die Bescheinigung befristet ist und Ihr heutiges Angebot vollständig abdeckt.