Nachhilfesoftware, die Ihr Institut wirklich entlastet.

Was eine Verwaltungssoftware für Nachhilfeschulen leisten muss

Ein Nachhilfeinstitut ist organisatorisch anspruchsvoller, als es von außen aussieht. Jede Woche treffen Dutzende Schülerinnen und Schüler, mehrere Honorarkräfte und eine begrenzte Zahl an Räumen aufeinander. Dazu kommen Verträge mit unterschiedlichen Laufzeiten, Ausfälle, Nachholstunden, Ferienkurse und am Monatsende die Frage: Wer bekommt welche Rechnung, und welche Lehrkraft erhält welches Honorar?

Viele Institute starten mit Excel, einem Wandplaner und Word-Vorlagen. Das funktioniert, solange das Institut klein ist. Mit jedem weiteren Raum und jeder weiteren Lehrkraft steigt aber die Zahl der Stellen, an denen dieselbe Information gepflegt werden muss – und damit die Fehlerquote. Eine gute Nachhilfesoftware löst genau dieses Problem: Daten werden einmal erfasst und stehen danach überall zur Verfügung, vom Stundenplan bis zur Rechnung.

Konkret sollte eine Software für Nachhilfeinstitute mindestens diese Aufgaben abdecken:

• Stundenplanung und Raumbelegung für Einzel- und Gruppenunterricht, inklusive Erkennung von Doppelbelegungen
• Ausfall- und Nachholmanagement, damit keine Stunde verloren geht und keine doppelt berechnet wird
• Kunden- und Vertragsverwaltung mit Laufzeiten, Kündigungsfristen, Fächern und Klassenstufen
• Abrechnung: monatliche Rechnungen nach Vertrag, SEPA-Lastschrift, offene Posten und Mahnwesen – idealerweise auch für Lernförderung aus Bildung und Teilhabe (BuT)
• Honorarabrechnung der Lehrkräfte auf Basis tatsächlich gehaltener Stunden
• Dokumente und Elternkommunikation: Verträge, Elternbriefe, Anwesenheitslisten, Berichte, gegebenenfalls ein Elternportal
• Export für die Steuerberatung und eine saubere Datensicherung

Wenn Sie gerade verschiedene Programme vergleichen, hilft Ihnen unsere neutrale Checkliste zur Auswahl einer Nachhilfesoftware – inklusive einer Gegenüberstellung von Desktop- und Cloud-Lösungen.

Die Module von p2o office

p2o office ist in vier Kernbereiche gegliedert, ergänzt um die BuT-Abrechnung und ein Elternportal. Alle Bereiche sind eng miteinander verzahnt. Eine Änderung im Belegungsplan wirkt sich direkt auf die Abrechnung aus; ein neuer Vertrag in den Stammdaten erscheint sofort in der Planung. Eine ausführliche Liste aller Einzelfunktionen finden Sie auf der Seite Funktionen.

1. Belegungsplan – das Herzstück

Der Belegungsplan ist einer Magnettafel nachempfunden, wie sie viele Institute früher an der Wand hatten – nur schneller und ohne herunterfallende Magnete. Sie ziehen Schüler, Lehrkräfte und Räume per Drag & Drop an die richtige Stelle. Einzel- und Gruppenunterricht lassen sich gemischt planen, egal ob Sie zwei oder zwanzig Räume haben.

• Wochen-, Tages- und Raumansicht
• Konflikterkennung, wenn ein Raum, eine Lehrkraft oder ein Schüler doppelt belegt wäre
• Ausfälle und Nachholstunden direkt im Plan erfassen
• Ausdruck als Aushang oder als persönlicher Plan für jede Lehrkraft

Wie Sie einen stabilen Grundplan aufbauen und Prüfungsphasen abfedern, lesen Sie im Ratgeber Stundenplanung im Nachhilfeinstitut.

2. Abrechnungen – Kunden und Honorarkräfte in einem Durchgang

Am Monatsende erstellt p2o office Sammelrechnungen auf Basis der hinterlegten Verträge. Weil die Software weiß, welche Stunden tatsächlich stattgefunden haben, kann sie im selben Schritt die Honorarabrechnung Ihrer Lehrkräfte erzeugen – ohne Taschenrechner und ohne Abgleich verschiedener Listen.

• Monatliche Sammelrechnungen nach Vertrag
• Honorarabrechnung auf Basis gehaltener Stunden
• SEPA-Lastschriftdateien für Ihr Bankprogramm
• Offene-Posten-Liste und Mahnstufen
• Gutschriften und Stornos
• Abrechnung von Lernförderung aus Bildung und Teilhabe (BuT)
• Export für die Steuerberatung

Hintergrundwissen zu Monatspauschalen, Lastschriftmandaten und Mahnwesen bietet der Ratgeber Abrechnung im Nachhilfeinstitut. Zur Frage, ob Ihre Leistungen umsatzsteuerfrei sind, lesen Sie Umsatzsteuer bei Nachhilfe.

3. Stammdaten – übersichtlich wie Karteikarten

Kunden, Verträge und Unterrichte verwalten Sie in Masken, die wie Karteikarten aufgebaut sind. Das macht die Software schnell erlernbar – auch für Aushilfen am Empfang. Bewusst gibt es keine Pflichtfelder: Sie erfassen nur, was Sie wirklich brauchen. Das spart Zeit und unterstützt zugleich den Grundsatz der Datenminimierung aus der DSGVO.

• E-Mail und Anruf direkt aus dem Datensatz starten
• Fächer, Klassenstufen und Lernziele pro Schüler
• Notizen und Gesprächsverläufe, damit jede Kollegin im Bild ist
• Vertragslaufzeiten und Kündigungen im Blick

4. Formulargenerator – Ihre Dokumente, Ihr Design

Mit p2o office erhalten Sie über 150 Druckvorlagen für Verträge, Listen, Briefe und Berichte. Im Formulargenerator passen Sie jede Vorlage an Ihr Corporate Design an, binden Logos, Tabellen und Grafiken ein und nutzen Platzhalter für alle Datenbankfelder. So entstehen zum Beispiel Serienbriefe an Eltern oder individuelle Teilnahmebescheinigungen in wenigen Klicks.

5. Abrechnung für Bildung und Teilhabe (BuT)

Viele Institute unterrichten auch Kinder, deren Lernförderung über das Bildungs- und Teilhabepaket finanziert wird. Dabei wird nicht mit den Eltern, sondern mit dem zuständigen Leistungsträger abgerechnet – mit eigenen Nachweisen und Fristen. p2o office enthält dafür ein eigenes Modul zur BuT-Abrechnung, damit diese Fälle nicht neben der regulären Abrechnung in separaten Listen geführt werden müssen. Die Grundlagen erklärt der Ratgeber Abrechnung im Nachhilfeinstitut.

6. Elternportal

Über das Elternportal stellen Sie Eltern Informationen online bereit, statt jede Auskunft per Telefon oder Brief zu geben. Das entlastet den Empfang und macht die Zusammenarbeit mit Familien transparenter. Wie Sie Elternkommunikation insgesamt planen, lesen Sie im Ratgeber Elternkommunikation im Nachhilfeinstitut.

Ein Monat im Institut – mit und ohne Software

Was eine Nachhilfesoftware im Alltag ändert, zeigt der Vergleich typischer Aufgaben. Die Tabelle beschreibt Arbeitsschritte, keine gemessenen Zeitwerte – wie viel Zeit Sie konkret sparen, hängt von Ihrer Institutsgröße und Ihren bisherigen Abläufen ab.

Der wichtigste Effekt ist nicht nur die Zeitersparnis, sondern die Verlässlichkeit: Wenn alle Informationen an einer Stelle liegen, verschwinden die typischen Fehler – vergessene Nachholstunden, doppelt berechnete Einheiten, Honorare auf Basis falscher Stundenzettel. Eine erste Einschätzung Ihres Einsparpotenzials gibt Ihnen der Ersparnisrechner auf unserer Startseite.

Windows oder Cloud: p2o office in zwei Varianten

p2o office gibt es wahlweise lokal unter Windows oder als Cloud-Lösung (SaaS). Bei der Windows-Installation liegen die Daten auf Ihren eigenen Rechnern bzw. Ihrem Server, die Software ist auch ohne Internetverbindung nutzbar, und Sie entscheiden selbst über Zugriff und Datensicherung. Bei der Cloud-Version arbeiten Sie über das Internet, ohne sich um Installation, Server und Updates kümmern zu müssen – praktisch etwa, wenn Sie von mehreren Orten aus arbeiten.

Welche Variante besser zu Ihnen passt, hängt von Ihren Prioritäten ab – etwa davon, ob Sie von verschiedenen Orten aus arbeiten möchten oder ob Ihnen die Datenhaltung auf eigenen Rechnern wichtiger ist. Eine ausgewogene Gegenüberstellung finden Sie in der Auswahl-Checkliste; in der kostenlosen Präsentation beraten wir Sie gern.

Einführung, Datenübernahme und Support

Der Wechsel zu einer neuen Software ist für viele Institute der größte Hemmschuh. Deshalb begleiten wir Sie von Anfang an persönlich:

1. Kostenlose Präsentation: Wir zeigen Ihnen p2o office live und gehen auf Ihre Abläufe ein – ob Monatspauschalen, Zehnerkarten oder Ferienkurse.
2. Datenübernahme: Bestehende Kunden-, Vertrags- und Lehrkräftedaten übernehmen wir aus Tabellen oder Ihrem bisherigen Programm.
3. Einführung per Fernwartung: Wir richten die Software mit Ihnen ein und schulen Ihr Team direkt am eigenen Bildschirm.
4. Laufender Support: Über unser Ticketsystem und per Fernwartung sprechen Sie direkt mit den Menschen, die p2o office entwickeln.
5. Zufriedenheitsgarantie: Sie sind nicht zufrieden? Dann können Sie Ihren Vertrag jederzeit beenden.

p2o office wurde 2002 im Auftrag eines Nachhilfe-Franchisegebers entwickelt, 2005 eingeführt und seitdem kontinuierlich weiterentwickelt – 2013 kamen etwa eine eigene Lerntherapie-Version und die Umstellung auf SEPA hinzu. Viele Funktionen sind aus Anregungen unserer Kundinnen und Kunden entstanden. Mehr über das Team und die Firmengeschichte lesen Sie auf Über uns.

Für welche Institute p2o office passt

p2o office eignet sich für Bildungseinrichtungen, die regelmäßig Unterricht in festen Räumen planen und monatlich abrechnen:

• Nachhilfeschulen und Nachhilfeinstitute – vom Einzelstandort mit zwei Räumen bis zum Institut mit zwanzig und mehr Räumen
• Lernstudios mit Gruppenunterricht und flexiblen Stundenkontingenten
• Lerntherapie-Praxen, die Einzeltermine, Gesprächsnotizen und Abrechnungen sauber dokumentieren müssen – mehr dazu auf der Seite Software für Lerntherapie
• Institute mit Honorarkräften, die eine nachvollziehbare Abrechnung nach gehaltenen Stunden brauchen

Arbeiten Sie an mehreren Standorten oder nicht nur mit Windows-Rechnern, ist die Cloud-Version eine Option – sprechen Sie uns an, wir sagen Ihnen ehrlich, welche Variante zu Ihnen passt.

Häufige Fragen zur Nachhilfesoftware

Weitere Antworten finden Sie in unseren häufigen Fragen zu p2o office.

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