Kurz gesagt: Welche Software für Ihre Nachhilfeschule die richtige ist, entscheiden vor allem fünf Punkte: (1) Die Stundenplanung muss Einzel- und Gruppenunterricht, Ausfälle und Nachholstunden abbilden. (2) Abrechnung und Honorarabrechnung sollten direkt auf dem Stundenplan aufbauen und SEPA-Lastschriften erzeugen. (3) Datenschutz: Klären Sie, wo die Daten liegen und wer Zugriff hat. (4) Einführung und Datenübernahme sollten vom Anbieter begleitet werden. (5) Vertragsbedingungen und Kosten müssen transparent und für Ihre Institutsgröße passend sein. Ob Desktop- oder Cloud-Software besser passt, hängt davon ab, wie wichtig Ihnen Datenhoheit bzw. ortsunabhängiger Zugriff sind.
Diese Checkliste ist bewusst anbieterneutral formuliert. Natürlich sind wir als Hersteller von p2o office nicht unparteiisch – deshalb nennen wir hier keine Wettbewerber und machen keine Aussagen über andere Produkte. Nutzen Sie die Fragen einfach für jedes Programm, das Sie testen, auch für unseres.
Schritt 1: Ihre Anforderungen klären, bevor Sie Demos ansehen
Der häufigste Fehler bei der Softwareauswahl: Man lässt sich von einer schönen Oberfläche beeindrucken, bevor klar ist, was das Institut eigentlich braucht. Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit und beantworten Sie diese Fragen schriftlich:
- Wie viele Schülerinnen und Schüler betreuen Sie heute, wie viele in drei Jahren?
- Wie viele Räume, Standorte und Lehrkräfte planen Sie?
- Welches Verhältnis haben Einzel- und Gruppenunterricht?
- Wie rechnen Sie ab – Monatspauschale, Stundenkontingent, Zehnerkarte, Einzelstunde?
- Arbeiten Sie mit Honorarkräften, angestellten Lehrkräften oder beidem?
- Wer arbeitet mit der Software – nur die Leitung oder auch Empfang und Lehrkräfte?
- Müssen Lehrkräfte von zu Hause oder unterwegs auf Daten zugreifen?
- Bieten Sie neben Nachhilfe auch Lerntherapie, Ferienkurse oder Prüfungsvorbereitung an?
Aus den Antworten entsteht Ihre persönliche Muss-, Soll- und Kann-Liste. Bewerten Sie jede Software anschließend an dieser Liste – nicht an der Zahl der Funktionen.
Schritt 2: Die Checkliste – 30 Prüffragen
Stundenplanung und Belegung
- Lassen sich Einzel- und Gruppenunterricht im selben Plan darstellen?
- Gibt es eine Raum-, Lehrkraft- und Schüleransicht?
- Erkennt die Software Doppelbelegungen automatisch?
- Wie werden Ausfälle (Schüler, Lehrkraft, Feiertag) erfasst?
- Werden Nachholstunden nachverfolgt, sodass keine verloren geht?
- Können Sie Schulferien und Feiertage Ihres Bundeslands hinterlegen?
- Lassen sich Pläne für Aushang und Lehrkräfte drucken oder versenden?
Kunden, Verträge und Kommunikation
- Werden Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen überwacht?
- Können Sie Fächer, Klassenstufen und Lernziele pro Schüler erfassen?
- Gibt es Notizen bzw. einen Gesprächsverlauf je Kunde?
- Erzwingt die Software Pflichtfelder, die Sie gar nicht brauchen?
- Können Sie Serienbriefe oder E-Mails an Eltern erstellen?
Abrechnung und Finanzen
- Werden Rechnungen automatisch aus Verträgen und gehaltenen Stunden erzeugt?
- Werden SEPA-Lastschriften unterstützt (Mandatsverwaltung, Export für die Bank)?
- Gibt es eine Offene-Posten-Liste und ein Mahnwesen mit Stufen?
- Sind Gutschriften und Stornos sauber möglich?
- Lassen sich Rechnungen mit und ohne Umsatzsteuer erstellen, inklusive Hinweis auf eine Steuerbefreiung?
- Gibt es einen Export für Ihre Steuerberatung?
- Wird die Honorarabrechnung der Lehrkräfte aus dem Stundenplan erstellt?
Datenschutz und Sicherheit
- Wo werden die Daten gespeichert – lokal oder in einem Rechenzentrum, und in welchem Land?
- Bei Cloud-Software: Bietet der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO an?
- Gibt es Benutzerrollen und Zugriffsrechte?
- Wie funktioniert die Datensicherung, und wer ist dafür verantwortlich?
- Können Sie Daten vollständig exportieren und löschen?
Einführung, Support und Anbieter
- Übernimmt der Anbieter Ihre bestehenden Daten?
- Wie läuft die Einführung ab – Video, Handbuch oder persönliche Schulung?
- Wie erreichen Sie den Support, und wer antwortet?
- Wie lange gibt es den Anbieter und das Produkt schon?
- Wie sind Laufzeit und Kündigung geregelt?
- Welche Kosten entstehen insgesamt (Lizenz bzw. Abo, Einrichtung, Updates, Support, zusätzliche Arbeitsplätze)?
Nachhilfesoftware im Vergleich: Desktop oder Cloud?
Für Nachhilfeinstitute gibt es zwei grundlegende Bauarten: Software, die lokal auf Ihren Windows-Rechnern bzw. Ihrem Server installiert ist (Desktop oder Netzwerk), und Software, die im Browser läuft und deren Daten beim Anbieter gespeichert werden (Cloud bzw. Software as a Service). Beide Modelle haben echte Stärken. Die folgende Tabelle beschreibt typische Eigenschaften der Bauarten – einzelne Produkte können davon abweichen.
| Kriterium | Desktop / lokales Netzwerk | Cloud / Browser |
|---|---|---|
| Speicherort der Daten | Auf Ihren eigenen Rechnern bzw. Ihrem Server | Im Rechenzentrum des Anbieters oder eines Dienstleisters |
| Datenhoheit | Vollständig bei Ihnen | Geteilt; vertraglich über einen Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt |
| Internetabhängigkeit | Arbeit auch ohne Internet möglich | Internetverbindung erforderlich |
| Zugriff von unterwegs | Nur mit zusätzlicher Lösung (z. B. Fernzugriff) | Von jedem Gerät mit Browser |
| Datensicherung | Liegt in Ihrer Verantwortung | Meist durch den Anbieter |
| Updates | Werden installiert, oft mit Unterstützung des Anbieters | Automatisch durch den Anbieter |
| Kostenmodell | Häufig Lizenz plus Wartung bzw. Miete | Häufig monatliches Abo je Nutzer oder Schüler |
| Geschwindigkeit | Unabhängig von der Internetleitung | Abhängig von Leitung und Server |
| Geräte | Meist an ein Betriebssystem gebunden (z. B. Windows) | Plattformunabhängig |
Wann eine Desktop-Lösung die bessere Wahl ist
- Sie arbeiten überwiegend vor Ort im Institut und am Empfang.
- Sie möchten volle Kontrolle darüber, wo sensible Daten – etwa aus der Lerntherapie – liegen.
- Ihre Internetverbindung ist nicht immer zuverlässig.
- Sie haben jemanden, der sich um Datensicherung und Rechner kümmert, oder der Anbieter unterstützt Sie dabei.
Wann eine Cloud-Lösung die bessere Wahl ist
- Ihre Lehrkräfte sollen regelmäßig von zu Hause auf Pläne zugreifen.
- Sie arbeiten mit Mac, Tablet und Smartphone gemischt.
- Sie möchten sich gar nicht um Server und Sicherungen kümmern.
- Sie bieten überwiegend Online-Unterricht ohne feste Räume an.
Zur Einordnung: p2o office gibt es in beiden Bauarten – wahlweise lokal unter Windows (Einzelplatz oder Netzwerk) oder als Cloud-Lösung (SaaS), jeweils im Abo. Sie müssen sich also nicht für einen Anbieter und gegen eine Bauart entscheiden, sondern können die Variante nach den Kriterien oben wählen. Einen Überblick über alle Module gibt die Seite Funktionen von p2o office; in der Präsentation besprechen wir offen, welche Variante zu Ihnen passt.
Schritt 3: Demos richtig nutzen
Eine Präsentation ist nur so gut wie Ihre Vorbereitung. So holen Sie das Maximum heraus:
- Eigene Testfälle mitbringen: Bitten Sie darum, einen echten Fall durchzuspielen – etwa „Gruppe mit drei Schülern, eine Lehrkraft fällt aus, Nachholstunde in der Folgewoche, Monatsrechnung“.
- Monatsabschluss zeigen lassen: Rechnungen, Lastschriftdatei und Honorarabrechnung sind die Stellen, an denen sich Software wirklich unterscheidet.
- Datenübernahme konkret klären: Welche Daten werden übernommen, in welchem Format, bis wann?
- Nach dem Support fragen: Wer hilft Ihnen, wenn am Monatsende etwas nicht funktioniert?
- Mitarbeitende einbeziehen: Lassen Sie die Person am Empfang die Software ausprobieren – sie nutzt sie am häufigsten.
Typische Fehler bei der Auswahl
- Nur auf den Preis schauen: Eine günstige Software, die beim Monatsabschluss Handarbeit erfordert, kostet am Ende mehr Zeit.
- Funktionen zählen statt prüfen: Zwanzig Module nützen nichts, wenn der Belegungsplan Ihre Gruppenstruktur nicht abbildet.
- Datenschutz vertagen: Klären Sie Speicherort, Zugriffsrechte und gegebenenfalls Auftragsverarbeitung vor Vertragsschluss. Mehr dazu im Ratgeber DSGVO im Nachhilfeinstitut.
- Den Wechselzeitpunkt falsch wählen: Starten Sie idealerweise zum Schulhalbjahr oder nach den Sommerferien, nicht mitten in der Prüfungsphase.
- Erst wachsen, dann digitalisieren: Führen Sie die Software ein, bevor Sie einen zweiten Standort eröffnen – nicht danach. Siehe Nachhilfeinstitut erfolgreich vergrößern.
Was kostet eine Nachhilfesoftware?
Pauschale Preise lassen sich seriös nicht nennen, weil die Modelle stark variieren: Manche Anbieter rechnen pro Schüler oder Nutzer und Monat ab, andere über eine Lizenz je Arbeitsplatz, teils mit zusätzlicher Wartungs- oder Supportgebühr. Vergleichen Sie deshalb immer die Gesamtkosten über drei Jahre bei Ihrer realistischen Wachstumsplanung:
- laufende Gebühren (Abo, Miete oder Lizenz plus Wartung)
- einmalige Kosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung
- Kosten für zusätzliche Arbeitsplätze, Standorte oder Module
- Ihren eigenen Zeitaufwand für Einführung, Datensicherung und Monatsabschluss
Die „beste Nachhilfesoftware“ gibt es nicht pauschal – es gibt nur die Software, die zu Ihrem Institut, Ihrem Abrechnungsmodell und Ihrem Budget passt.
Bewertungsmatrix für Ihre Entscheidung
Vergeben Sie für jedes Kriterium 1 bis 5 Punkte und gewichten Sie nach Ihrer Muss-Liste. So wird die Entscheidung nachvollziehbar – auch für Mitgesellschafter oder Ihr Team.
| Kriterium | Gewicht (Beispiel) | Software A | Software B |
|---|---|---|---|
| Stundenplanung, Ausfälle, Nachholstunden | 25 % | … | … |
| Abrechnung, SEPA, Mahnwesen | 20 % | … | … |
| Honorarabrechnung | 15 % | … | … |
| Datenschutz und Speicherort | 15 % | … | … |
| Bedienbarkeit für das Team | 10 % | … | … |
| Einführung, Datenübernahme, Support | 10 % | … | … |
| Gesamtkosten und Vertragsbedingungen | 5 % | … | … |
Die Gewichte sind nur ein Vorschlag. Ein Institut mit vielen Honorarkräften wird die Honorarabrechnung höher gewichten, eine Lerntherapie-Praxis den Datenschutz.
Wie p2o office die Checkliste beantwortet
Damit Sie nicht suchen müssen, hier unsere eigenen Antworten in Kurzform: Belegungsplan mit Drag & Drop, Einzel- und Gruppenunterricht, Konflikterkennung sowie Ausfällen und Nachholstunden; Sammelrechnungen nach Vertrag, SEPA-Lastschriftdateien, Offene-Posten-Liste, Mahnstufen, Gutschriften und Export für die Steuerberatung; Honorarabrechnung nach gehaltenen Stunden; Stammdaten als Karteikarten ohne Pflichtfelder; über 150 anpassbare Druckvorlagen; Abrechnung für Bildung und Teilhabe (BuT); Elternportal; wahlweise Windows-Installation (Einzelplatz oder Netzwerk) mit lokaler Datensicherung oder Cloud-Version (SaaS); Einführung und Datenübernahme per Fernwartung; Support durch das Entwicklerteam; seit 2002 am Markt, über 850 Installationen, ausgezeichnet mit dem INNOVATIONSPREIS-IT 2014 der Initiative Mittelstand; Abo-Modell, jederzeit kündbar dank Zufriedenheitsgarantie. Details finden Sie auf den Seiten Nachhilfesoftware und Software für Lerntherapie sowie in den häufigen Fragen.
Prüfen Sie uns gern kritisch – am besten in einer kostenlosen Präsentation mit Ihren eigenen Testfällen.