Kurz gesagt: p2o office ist eine Organisationssoftware für Nachhilfeinstitute, Lernstudios und Lerntherapie-Praxen von der p2o UG (haftungsbeschränkt) aus Sinzig – wahlweise lokal unter Windows (Einzelplatz oder Netzwerk) oder als Cloud-Lösung (SaaS). Sie vereint Belegungsplan, Abrechnung inklusive Honorarabrechnung, SEPA-Lastschrift und BuT-Abrechnung, Stammdaten, einen Formulargenerator mit über 150 Druckvorlagen und ein Elternportal. p2o office wird im Abo angeboten und ist jederzeit kündbar; Einführung und Datenübernahme erfolgen per Fernwartung.
Allgemeines zu p2o office
Was ist p2o office?+
p2o office ist eine branchenspezifische Organisationssoftware für Nachhilfeschulen, Lernstudios und Lerntherapie-Praxen. Sie bündelt Stundenplanung (Belegungsplan), Kunden- und Honorarabrechnung, Stammdatenverwaltung einen Formulargenerator, die Abrechnung für Bildung und Teilhabe (BuT) und ein Elternportal – wahlweise als Windows-Installation oder als Cloud-Lösung (SaaS).
Wer steht hinter p2o office?+
Hersteller ist die p2o UG (haftungsbeschränkt), ein Softwarehaus mit Sitz im Kranzweiherweg 15, 53489 Sinzig. Geschäftsführer ist Paulo de Almeida. Die Software wurde 2002 im Auftrag eines Nachhilfe-Franchisegebers entwickelt, 2005 eingeführt und mit dem INNOVATIONSPREIS-IT 2014 der Initiative Mittelstand ausgezeichnet. Seit 2018 firmiert das Unternehmen als p2o UG.
Wie viele Institute nutzen p2o office?+
p2o office ist in über 850 Installationen im Einsatz.
Für welche Einrichtungen eignet sich p2o office?+
Für Nachhilfeinstitute, Lernstudios und Lerntherapie-Praxen – vom kleinen Einzelstandort mit zwei Räumen bis zum Institut mit zwanzig und mehr Räumen. Besonders passend ist die Software, wenn Sie Unterricht in festen Räumen planen und monatlich abrechnen.
Ist p2o office auch für Lerntherapie geeignet?+
Ja. Lerntherapie-Praxen nutzen vor allem den Belegungsplan für Einzeltermine, die Karteikarten mit Gesprächsnotizen sowie wahlweise die lokale Windows-Installation oder die Cloud-Version. Details beschreibt die Seite Software für Lerntherapie-Praxen.
Funktionen
Welche Module hat p2o office?+
Vier Kernmodule – Belegungsplan, Abrechnungen, Stammdaten und Formulargenerator – sowie die Abrechnung für Bildung und Teilhabe (BuT) und ein Elternportal. Eine vollständige Übersicht finden Sie auf der Seite Funktionen.
Wie funktioniert der Belegungsplan?+
Der Belegungsplan ist einer Magnettafel nachempfunden. Sie planen Schüler, Lehrkräfte und Räume per Drag & Drop, wahlweise in Wochen-, Tages- oder Raumansicht. Einzel- und Gruppenunterricht lassen sich gemischt planen.
Erkennt die Software Doppelbelegungen?+
Ja. Die Konflikterkennung warnt, wenn ein Raum, eine Lehrkraft oder ein Schüler zur selben Zeit doppelt eingeplant würde.
Wie werden Ausfälle und Nachholstunden behandelt?+
Ausfälle und Nachholstunden erfassen Sie direkt im Belegungsplan. Diese Informationen fließen in die Kundenabrechnung und in die Honorarabrechnung der Lehrkräfte ein.
Kann p2o office monatliche Rechnungen automatisch erstellen?+
Ja. p2o office erstellt monatliche Sammelrechnungen auf Basis der hinterlegten Verträge. Gutschriften und Stornos sind ebenfalls möglich.
Unterstützt p2o office SEPA-Lastschriften?+
Ja. Die Software erzeugt SEPA-Lastschriftdateien, die Sie in Ihr Bankprogramm übernehmen. Eine Offene-Posten-Liste und Mahnstufen helfen beim Nachverfolgen von Zahlungen.
Wie funktioniert die Honorarabrechnung für Lehrkräfte?+
Die Honorarabrechnung basiert auf den tatsächlich gehaltenen Stunden aus dem Belegungsplan. Stundenzettel und manuelles Abgleichen entfallen.
Gibt es einen Export für die Steuerberatung?+
Ja. Abrechnungsdaten lassen sich für Ihre Steuerberatung exportieren.
Muss ich in den Stammdaten Pflichtfelder ausfüllen?+
Nein. p2o office verzichtet bewusst auf Zwangseingaben. Sie erfassen nur die Daten, die Sie wirklich benötigen.
Kann ich E-Mails und Anrufe direkt aus der Software starten?+
Ja. Aus jedem Kundendatensatz starten Sie E-Mails und Anrufe direkt. Notizen und Gesprächsverläufe halten fest, was besprochen wurde.
Kann ich eigene Verträge und Briefe gestalten?+
Ja. Mit dem Formulargenerator passen Sie die über 150 mitgelieferten Druckvorlagen an oder erstellen eigene Verträge, Briefe, Listen und Zeugnisse – mit Logo, Tabellen, Grafiken und Platzhaltern für alle Datenbankfelder. Auch Serienbriefe an Eltern sind möglich.
Kann ich mit p2o office Leistungen aus Bildung und Teilhabe (BuT) abrechnen?+
Ja. p2o office enthält ein Modul zur Abrechnung von Lernförderung aus dem Bildungs- und Teilhabepaket. Damit führen Sie diese Fälle in derselben Software wie Ihre übrigen Rechnungen. Grundlagen zur Lernförderung nach § 28 SGB II erklärt der Ratgeber Abrechnung im Nachhilfeinstitut.
Gibt es ein Elternportal?+
Ja. Über das Elternportal von p2o office stellen Sie Eltern Informationen online bereit. Das entlastet Telefon und Empfang. Tipps zur Elternkommunikation finden Sie im Ratgeber Elternkommunikation im Nachhilfeinstitut.
Technik und Datensicherung
Auf welchem Betriebssystem läuft p2o office?+
Die Installationsversion läuft unter Windows. Die Cloud-Version (SaaS) nutzen Sie über das Internet ohne eigene Installation.
Kann ich p2o office auf mehreren Arbeitsplätzen nutzen?+
Ja. Neben der Einzelplatzversion gibt es eine Netzwerk- bzw. Mehrplatzversion, bei der mehrere Arbeitsplätze gemeinsam auf einen Datenbestand zugreifen.
Gibt es p2o office als Cloud-Software?+
Ja. p2o office gibt es wahlweise lokal unter Windows oder als Cloud-Lösung (SaaS). Bei der Windows-Installation liegen die Daten in Ihrem Institut bzw. auf Ihrem eigenen Server, bei der Cloud-Version im Rechenzentrum. Einen neutralen Vergleich von Desktop- und Cloud-Lösungen finden Sie in der Auswahl-Checkliste.
Brauche ich eine Internetverbindung?+
Für die tägliche Arbeit mit der lokal installierten Windows-Version nicht; für Fernwartung und Support schon. Die Cloud-Version setzt eine Internetverbindung voraus.
Wie werden meine Daten gesichert?+
Bei der Windows-Installation erfolgt die Datensicherung lokal und bleibt unter Ihrer Kontrolle; wir empfehlen, Sicherungen regelmäßig auf einem zusätzlichen, getrennt aufbewahrten Medium abzulegen. Bei der Cloud-Version ist die Datensicherung Teil des Betriebs.
Einführung und Support
Kann ich p2o office vorab kennenlernen?+
Ja. Wir bieten eine kostenlose Präsentation an, in der wir die Software live zeigen und auf Ihre Abläufe eingehen. Anfragen können Sie über die Kontaktseite oder telefonisch unter 02642 98 05 97 stellen.
Können meine bestehenden Daten übernommen werden?+
Ja. Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme aus Tabellen oder Ihrem bisherigen Programm.
Wie läuft die Einführung ab?+
Die Einführung erfolgt persönlich per Fernwartung: Wir richten die Software gemeinsam mit Ihnen ein und zeigen Ihrem Team die wichtigsten Abläufe direkt am eigenen Bildschirm.
Können Daten aus Excel übernommen werden?+
Ja. Kunden-, Vertrags- und Lehrkräftelisten aus Excel oder anderen Tabellen übernehmen wir im Rahmen der Einführung in p2o office.
Wie lange dauert die Einarbeitung?+
Dank Karteikarten-Masken und Drag & Drop arbeiten die meisten Teams nach einer kurzen Einführung produktiv.
Wie erhalte ich Support?+
Über unser Ticketsystem, per Fernwartung und telefonisch unter 02642 98 05 97, Montag bis Freitag von 08:00 bis 18:00 Uhr. Sie kommunizieren dabei direkt mit dem Entwicklerteam von p2o office.
Wird p2o office weiterentwickelt?+
Ja. p2o office wird seit 2002 kontinuierlich weiterentwickelt, und Anregungen von Kundinnen und Kunden fließen regelmäßig in neue Versionen ein.
Kosten und Vertrag
Was kostet p2o office?+
p2o office gibt es ausschließlich im Abonnement, monatlich kündbar: Die Windows-Version (Einzelplatz oder Netzwerk) kostet 29 € pro Monat je Institut bzw. Standort – unabhängig von der Zahl der Schüler, Räume und Honorarkräfte. Die Cloud-Version (SaaS) kostet 49 € pro Monat inklusive Server, täglicher Datensicherung und aller Updates. Alle Preise inkl. MwSt. Für Franchise-Systeme und Filialisten gibt es individuelle Volumen-Konditionen. Die Präsentation ist kostenlos. Zur Preisübersicht.
Wie lange bin ich an den Vertrag gebunden?+
Das Abo ist jederzeit kündbar. Mit unserer Zufriedenheitsgarantie können Sie Ihren Vertrag beenden, wenn Sie nicht zufrieden sind.
Fallen für die Präsentation Kosten an?+
Nein. Die Präsentation ist kostenlos und unverbindlich.
Datenschutz
Wo liegen die Daten meiner Schülerinnen und Schüler?+
Das hängt von der Variante ab: Bei der Windows-Installation auf Ihren eigenen Rechnern bzw. Ihrem Server im Institut – mit voller Kontrolle über Speicherort, Zugriff und Sicherung. Bei der Cloud-Version im Rechenzentrum; p2o verarbeitet die Daten dann in Ihrem Auftrag.
Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag für die Cloud-Version?+
Wenn ein Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, schreibt Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag vor. Das gilt für die Cloud-Version und gegebenenfalls auch für die Fernwartung. Sprechen Sie uns darauf an.
Unterstützt p2o office die Datenminimierung nach DSGVO?+
Ja, indirekt: Weil es keine Pflichtfelder gibt, erfassen Sie nur die Daten, die Sie wirklich brauchen. Die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Verarbeitung bleibt bei Ihrem Institut. Praxistipps enthält der Ratgeber DSGVO im Nachhilfeinstitut.
Praxiswissen für Institute
Ist Nachhilfe umsatzsteuerfrei?+
Unter bestimmten Voraussetzungen ja. Nach § 4 Nr. 21 UStG können unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienende Leistungen steuerfrei sein, bei privaten Einrichtungen in der Regel nur mit einer Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde. Ausführlich erklärt im Ratgeber Umsatzsteuer bei Nachhilfe; bitte klären Sie Ihren Fall mit Ihrer Steuerberatung (keine Steuerberatung).
Was bedeutet das Herrenberg-Urteil für Nachhilfeinstitute mit Honorarkräften?+
Das Bundessozialgericht hat 2022 (Az. B 12 R 3/20 R) die Statusbeurteilung von Lehrkräften verschärft. Eine Übergangsregelung in § 127 SGB IV schützt unter Voraussetzungen vor Beitragsnachforderungen; sie wurde bis 31.12.2027 verlängert. Details im Ratgeber Honorarkräfte und Scheinselbstständigkeit (keine Rechtsberatung).
Wie gründe ich ein Nachhilfeinstitut?+
Die wichtigsten Schritte sind Konzept und Standortanalyse, Klärung von Rechtsform sowie Freiberuflichkeit oder Gewerbe, Anmeldung beim Finanzamt, Prüfung der Umsatzsteuer, Verträge und Datenschutz sowie die Wahl einer Verwaltungssoftware. Einen Leitfaden bietet der Ratgeber Nachhilfeinstitut gründen.