Kurz gesagt: Eine Lerntherapie-Software (Praxissoftware für Lerntherapeutinnen und Lerntherapeuten) verwaltet Klientinnen und Klienten, plant Einzel- und Gruppentermine, dokumentiert Gesprächs- und Verlaufsnotizen und erstellt Rechnungen sowie Berichte. p2o office nutzen neben Nachhilfeschulen auch Lerntherapie-Praxen – wahlweise lokal unter Windows oder als Cloud-Lösung (SaaS), ergänzt um ein Elternportal und die Abrechnung für Bildung und Teilhabe (BuT). Weil Lerntherapie oft mit Diagnosen und Gutachten zu Legasthenie, LRS oder Dyskalkulie arbeitet, können Sie wählen, ob die Daten auf Ihren eigenen Rechnern oder in der Cloud liegen.
Warum Lerntherapie eine eigene Organisation braucht
Lerntherapie unterscheidet sich deutlich von klassischer Nachhilfe. Während Nachhilfe meist schulischen Stoff wiederholt, setzt Lerntherapie an den Ursachen von Lernschwierigkeiten an – etwa bei einer Lese-Rechtschreib-Störung, einer Rechenstörung oder Konzentrationsproblemen. Daraus ergeben sich organisatorische Besonderheiten:
- Überwiegend Einzeltermine mit festen Therapeutinnen und Therapeuten, oft über viele Monate
- Ausführliche Dokumentation: Anamnese, Förderziele, Verlaufsnotizen, Elterngespräche
- Abstimmung mit Dritten wie Schule, Kinder- und Jugendpsychiatrie oder Jugendamt
- Unterschiedliche Kostenträger: Viele Familien zahlen selbst, in manchen Fällen übernimmt das Jugendamt die Kosten oder es gibt Lernförderung aus Bildung und Teilhabe
- Besonders sensible Daten, die unter die strengeren Regeln der DSGVO fallen können
Eine Software, die nur für Gruppenkurse gebaut ist, passt dazu oft schlecht. Bereits 2013 erschien deshalb eine eigene Lerntherapie-Version von p2o office. p2o office deckt Einzel- und Gruppenformate gleichermaßen ab und lässt Ihnen bei der Datenerfassung bewusst Freiheit.
So unterstützt p2o office Ihre Lerntherapie-Praxis
Terminplanung im Belegungsplan
Im Belegungsplan sehen Sie alle Therapieräume und Therapeutinnen auf einen Blick. Neue Klientinnen und Klienten ziehen Sie per Drag & Drop in einen freien Slot. Die Konflikterkennung warnt, wenn ein Raum oder eine Therapeutin bereits belegt ist. Fällt ein Termin aus, erfassen Sie das direkt im Plan und vereinbaren einen Ersatztermin – die Abrechnung berücksichtigt das automatisch.
Klientenakten wie Karteikarten
Die Stammdaten sind wie Karteikarten aufgebaut: Kontaktdaten der Eltern, Schule und Klassenstufe, Förderschwerpunkte und Lernziele, Vertragslaufzeit. Notizen und Gesprächsverläufe halten fest, was mit Eltern, Schule oder anderen Beteiligten besprochen wurde. E-Mails und Anrufe starten Sie direkt aus dem Datensatz.
Wichtig für die Praxis: p2o office kennt keine Pflichtfelder. Sie entscheiden, welche Informationen Sie wirklich benötigen. Das entspricht dem Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 DSGVO und erspart Ihnen Fantasie-Einträge, nur weil ein Programm ein Feld verlangt.
Abrechnung und Honorare
Ob monatliche Pauschale oder Abrechnung je Sitzung: p2o office erzeugt Rechnungen auf Grundlage der Verträge und der tatsächlich stattgefundenen Termine. Zahlungen ziehen Sie per SEPA-Lastschrift ein, offene Posten und Mahnstufen behalten Sie im Blick. Arbeiten in Ihrer Praxis freie Lerntherapeutinnen und -therapeuten mit, erstellen Sie deren Honorarabrechnung aus den gehaltenen Stunden.
Für Lernförderung, die über das Bildungs- und Teilhabepaket finanziert wird, bietet p2o office ein eigenes Modul zur BuT-Abrechnung. Grundlagen dazu finden Sie im Ratgeber Abrechnung im Nachhilfeinstitut.
Berichte, Verträge und Briefe
Mit dem Formulargenerator und über 150 mitgelieferten Druckvorlagen erstellen Sie Therapieverträge, Elternbriefe, Terminübersichten oder Berichtsvorlagen im Design Ihrer Praxis. Platzhalter übernehmen Namen, Termine und weitere Daten automatisch.
Elternportal
Eltern möchten wissen, wann der nächste Termin ist und wie sich ihr Kind entwickelt. Über das Elternportal von p2o office stellen Sie Informationen online bereit, statt jede Auskunft telefonisch zu geben – das schafft Ruhe im Praxisalltag. Welche Informationen Sie dort teilen, sollten Sie gerade bei sensiblen Therapieinhalten bewusst festlegen.
Datenschutz in der Lerntherapie: lokal oder Cloud
In der Lerntherapie verarbeiten Sie häufig Informationen, aus denen Rückschlüsse auf die geistige Gesundheit eines Kindes möglich sind – zum Beispiel Diagnosen aus kinder- und jugendpsychiatrischen Gutachten. Die DSGVO definiert Gesundheitsdaten als besondere Kategorie personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), deren Verarbeitung nur unter engen Voraussetzungen zulässig ist und besondere Schutzmaßnahmen erfordert.
Mit p2o office entscheiden Sie selbst: Bei der Windows-Installation liegen die Daten lokal in Ihrer Praxis bzw. auf Ihrem eigenen Server, und die Datensicherung erfolgt unter Ihrer Kontrolle. Bei der Cloud-Version (SaaS) liegen sie im Rechenzentrum; dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Beides ersetzt kein Datenschutzkonzept, aber Sie wissen genau, wo die Daten gespeichert sind und wer Zugriff hat. Praktische Hinweise zu Einwilligungen, Zugriffsrechten und Löschfristen finden Sie im Ratgeber DSGVO im Nachhilfe- und Lerntherapieinstitut.
Hinweis: Die Ausführungen zu Datenschutz und Kostenübernahme dienen der allgemeinen Information und sind keine Rechtsberatung. Bitte klären Sie die Anforderungen Ihrer Praxis mit einer Datenschutzberatung bzw. der zuständigen Stelle.
Kostenübernahme durch das Jugendamt: was Praxen organisatorisch wissen sollten
Eine Lerntherapie ist in der Regel keine Leistung der gesetzlichen Krankenkasse. In bestimmten Fällen kann die Kostenübernahme beim Jugendamt im Rahmen der Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII beantragt werden – Voraussetzung ist unter anderem, dass wegen der Lernstörung eine seelische Behinderung droht oder die Teilhabe beeinträchtigt ist. So beschreibt es beispielsweise das Infoblatt der Stadt Remscheid zu LRS und Dyskalkulie. Die Praxis der Jugendämter ist regional unterschiedlich.
Für Ihre Organisation bedeutet das:
- Bewilligungszeiträume und bewilligte Stundenkontingente sollten Sie je Klient dokumentieren und im Blick behalten.
- Rechnungen müssen häufig an einen anderen Empfänger als die Eltern gehen und bestimmte Angaben enthalten.
- Verlaufs- und Zwischenberichte sind oft Voraussetzung für Folgebewilligungen – einheitliche Vorlagen sparen Zeit.
Bei Nachhilfe für Kinder aus Familien mit Sozialleistungen kann zudem eine Lernförderung aus dem Bildungs- und Teilhabepaket infrage kommen; Details regeln die örtlich zuständigen Stellen, wie etwa der Bodenseekreis zur Lernförderung erläutert.
Umsatzsteuer in der Lerntherapie
Ob Ihre lerntherapeutischen Leistungen umsatzsteuerfrei sind, ist eine Einzelfallfrage. Infrage kommen insbesondere die Befreiung für Bildungsleistungen nach § 4 Nr. 21 UStG und – bei Leistungen im Rahmen der Kinder- und Jugendhilfe, etwa der Eingliederungshilfe – die Befreiung nach § 4 Nr. 25 UStG. Für Ihre Rechnungen bedeutet das: Die Software muss Rechnungen mit und ohne Umsatzsteuer erstellen können, im Fall der Befreiung mit einem entsprechenden Hinweis. Grundlagen und Bescheinigungsverfahren erklärt der Ratgeber Umsatzsteuer bei Nachhilfe und Lerntherapie. Bitte klären Sie Ihren Fall mit Ihrer Steuerberatung – dieser Abschnitt ist keine Steuerberatung.
Lerntherapie-Praxissoftware im Vergleich: mit und ohne Fachsoftware
| Bereich | Typische Lösung ohne Fachsoftware | Mit p2o office |
|---|---|---|
| Termine | Papierkalender oder allgemeiner Online-Kalender | Belegungsplan mit Räumen, Therapeutinnen und Konflikterkennung |
| Klientendaten | Aktenordner, verstreute Dateien | Karteikarten mit Notizen und Gesprächsverläufen |
| Ausfälle | Handschriftliche Vermerke | Ausfälle und Ersatztermine direkt im Plan, automatisch in der Abrechnung |
| Rechnungen | Word-Vorlagen, manueller Überweisungsabgleich | Rechnungen nach Vertrag, SEPA-Lastschrift, offene Posten, Mahnstufen |
| Berichte und Briefe | Einzelne Dokumente ohne Datenbezug | Formulargenerator mit Platzhaltern und eigenem Design |
| Elternkontakt | Telefon und einzelne E-Mails | Elternportal und Serienbriefe aus Vorlagen |
| Datenspeicherung | Je nach Werkzeug unterschiedlich | Wahlweise lokal unter Windows oder in der Cloud (SaaS) |
Für welche Praxen sich p2o office eignet
p2o office passt besonders gut zu Lerntherapie-Praxen und -Instituten, die
- mehrere Therapeutinnen und Therapeuten oder Räume koordinieren,
- Lerntherapie mit Nachhilfe, Förderkursen oder Ferienangeboten kombinieren,
- mit freien Mitarbeitenden arbeiten und Honorare nach gehaltenen Stunden abrechnen,
- selbst wählen möchten, ob die Daten lokal oder in der Cloud liegen, und Wert auf persönlichen Support legen.
Sie leiten ein klassisches Nachhilfeinstitut mit angeschlossener Lerntherapie? Dann lesen Sie auch unsere Seite Nachhilfesoftware für Institute und den Ratgeber Nachhilfeinstitut erfolgreich vergrößern – Lerntherapie ist dort als Zusatzangebot ein Thema.
Einführung ohne Praxisstillstand
Wir wissen, dass Sie zwischen Terminen kaum Zeit für einen Softwarewechsel haben. Deshalb läuft die Einführung so schlank wie möglich:
- Kostenlose Präsentation, in der wir Ihre Abläufe besprechen
- Übernahme Ihrer bestehenden Daten aus Tabellen oder dem bisherigen Programm
- Persönliche Einführung per Fernwartung
- Support über Ticketsystem und Fernwartung durch das Entwicklerteam
- Abo-Modell mit Zufriedenheitsgarantie: jederzeit kündbar
Häufige Fragen von Lerntherapie-Praxen
Ist p2o office auch für eine kleine Praxis mit einer Therapeutin geeignet?+
Ja. Die Windows-Einzelplatzversion oder die Cloud-Version eignen sich für kleine Praxen; wächst die Praxis, nutzen Sie die Netzwerkversion mit mehreren Arbeitsplätzen.
Wo werden die Klientendaten gespeichert?+
Das entscheiden Sie: Bei der Windows-Installation lokal in Ihrer Praxis bzw. auf Ihrem eigenen Server, bei der Cloud-Version im Rechenzentrum im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.
Gibt es ein Elternportal für Lerntherapie-Praxen?+
Ja. Über das Elternportal von p2o office stellen Sie Eltern Informationen online bereit. Gerade bei Therapieinhalten sollten Sie bewusst festlegen, welche Informationen Sie dort teilen.
Kann ich Lernförderung aus Bildung und Teilhabe abrechnen?+
Ja. p2o office enthält ein Modul zur BuT-Abrechnung, mit dem Sie Lernförderung aus dem Bildungs- und Teilhabepaket in derselben Software wie Ihre übrigen Rechnungen abrechnen.
Kann ich Gesprächsnotizen und Verläufe dokumentieren?+
Ja. In den Stammdaten halten Sie Notizen und Gesprächsverläufe je Klientin oder Klient fest, damit das ganze Team auf dem aktuellen Stand ist.
Muss ich alle Felder ausfüllen?+
Nein. p2o office hat keine Pflichtfelder. Sie erfassen nur die Daten, die Sie für Ihre Arbeit tatsächlich brauchen.
Weitere Antworten finden Sie auf unserer FAQ-Seite, alle Module im Detail unter Funktionen.