Kurz gesagt: Die Abrechnung im Nachhilfeinstitut wird am einfachsten, wenn Sie (1) überwiegend Monatspauschalen nach Vertrag abrechnen, (2) Beiträge per SEPA-Lastschrift einziehen, (3) Rechnungen und Honorare direkt aus den tatsächlich gehaltenen Stunden des Stundenplans erzeugen und (4) offene Posten mit einem festen Mahnrhythmus nachverfolgen. Klären Sie außerdem mit Ihrer Steuerberatung, ob Ihre Leistungen umsatzsteuerfrei sind – das bestimmt, was auf der Rechnung stehen muss.
Monatspauschale oder Einzelstunde? Die Abrechnungsmodelle im Vergleich
Die Wahl des Abrechnungsmodells beeinflusst Ihren Verwaltungsaufwand stärker als jedes Werkzeug. Monatspauschalen nach Vertrag sind für Eltern transparent und für Sie planbar. Einzelstunden-Abrechnung bleibt sinnvoll für Intensivkurse, Ferienangebote und Probestunden.
| Modell | Vorteile | Nachteile | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Monatspauschale | Planbarer Umsatz, gleichbleibende Rechnung, ideal für Lastschrift | Regeln für Ferien und Ausfälle nötig | Regelmäßige Nachhilfe über mehrere Monate |
| Stundenkontingent / Zehnerkarte | Flexibel für Familien, Vorkasse | Restguthaben müssen nachverfolgt werden | Unregelmäßige Termine, Oberstufe |
| Einzelstunde | Einfach verständlich, keine Bindung | Schwankender Umsatz, viele kleine Rechnungen | Probestunden, Intensivkurse |
| Kurspreis | Klare Leistung, Vorauszahlung möglich | Nur für zeitlich begrenzte Angebote | Ferien- und Prüfungskurse |
Viele Institute kombinieren die Modelle: Regelnachhilfe als Monatspauschale, Prüfungsvorbereitung als Kurspreis. Wichtig ist, dass Ihre Verträge klar regeln, wie Ferien, Feiertage und abgesagte Stunden behandelt werden. Sonst wird jede Monatsrechnung zur Einzelfallprüfung. Hinweise zu Ausfallregeln finden Sie im Ratgeber Stundenplanung im Nachhilfeinstitut.
Was auf die Rechnung gehört
Die Pflichtangaben einer Rechnung ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG. Dazu gehören unter anderem der vollständige Name und die Anschrift von Institut und Rechnungsempfänger, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, der Leistungszeitraum sowie das Entgelt. Besonders wichtig für Nachhilfeinstitute: Sind Ihre Leistungen steuerfrei, muss die Rechnung nach dem Umsatzsteuer-Handbuch des Bundesfinanzministeriums zu § 14 UStG statt Steuersatz und Steuerbetrag einen Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten.
Ob Nachhilfe umsatzsteuerfrei ist, hängt von Ihrer Situation ab – mehr dazu im Ratgeber Umsatzsteuer bei Nachhilfe. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen ebenfalls keine Umsatzsteuer aus; seit 2025 gelten dafür Umsatzgrenzen von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr, wie die IHK Dresden zusammenfasst.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Elternrechnungen?
Die seit 2025 schrittweise eingeführte Pflicht zur elektronischen Rechnung betrifft nach Angaben der IHK Darmstadt nur steuerbare Leistungen zwischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Eltern als Privatpersonen sind davon nicht erfasst. Relevant kann das Thema werden, wenn Sie Leistungen an Unternehmen oder Einrichtungen abrechnen; Details klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Aufbewahrung
Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen Sie aufbewahren. Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die steuer- und handelsrechtliche Frist für Buchungsbelege acht Jahre, wie die IHK Hochrhein-Bodensee erläutert; für Bücher und Jahresabschlüsse gelten weiterhin zehn Jahre.
SEPA-Lastschrift einziehen: so geht es richtig
Ziehen Sie Beiträge per SEPA-Lastschrift ein: Zahlungsausfälle werden seltener, und Ihr Mahnaufwand reduziert sich auf wenige Ausnahmen. Für das Lastschriftverfahren brauchen Sie:
- Gläubiger-Identifikationsnummer: Sie wird in Deutschland von der Deutschen Bundesbank vergeben und kann dort online beantragt werden.
- SEPA-Lastschriftmandat: Die schriftliche Einwilligung des Kontoinhabers, idealerweise direkt mit dem Nachhilfevertrag eingeholt. Jedes Mandat erhält eine eindeutige Mandatsreferenz.
- Vorabinformation (Pre-Notification): Nach den SEPA-Fragen und -Antworten der Bundesbank eignet sich jede Mitteilung, etwa die Rechnung oder der Vertrag, als Vorabinformation, sofern sie Fälligkeitsdatum und Betrag enthält.
- Lastschriftdatei: Eine Datei im SEPA-Format, die Sie in Ihr Online-Banking oder Bankprogramm hochladen.
Praxis-Tipp: Legen Sie einen festen Einzugstag fest, zum Beispiel den 5. jedes Monats, und nennen Sie ihn im Vertrag. Bei Monatspauschalen kann ein Vertrag mit Zahlungsplan als dauerhafte Vorabinformation dienen. Klären Sie Details mit Ihrer Bank.
Offene Posten und Mahnung an Eltern
Auch mit Lastschrift kommt es zu Rücklastschriften oder Zahlungsverzug. Ein fester, freundlicher Prozess verhindert, dass offene Beträge wochenlang liegen bleiben:
| Stufe | Zeitpunkt (Beispiel) | Ton und Inhalt |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | ca. 7 Tage nach Fälligkeit | Freundlich, mit Rechnungskopie und Bankverbindung |
| 1. Mahnung | ca. 14 Tage danach | Sachlich, neue Zahlungsfrist |
| 2. Mahnung | ca. 14 Tage danach | Deutlich, Hinweis auf mögliche Konsequenzen laut Vertrag |
| Persönliches Gespräch | parallel | Oft löst ein Anruf mehr als ein dritter Brief |
Die genauen Fristen legen Sie selbst fest; bei rechtlichen Schritten sollten Sie sich beraten lassen. Entscheidend ist eine aktuelle Offene-Posten-Liste, damit Sie jederzeit wissen, wer was schuldet – und damit niemand gemahnt wird, der längst bezahlt hat.
Lernförderung aus Bildung und Teilhabe (BuT) abrechnen
Ein Teil Ihrer Schülerinnen und Schüler kann Anspruch auf Lernförderung aus dem Bildungs- und Teilhabepaket haben. Rechtsgrundlage sind § 34 Abs. 5 SGB XII und die inhaltlich gleiche Regelung in § 28 Abs. 5 SGB II: Berücksichtigt wird eine schulische Angebote ergänzende, angemessene Lernförderung, soweit sie geeignet und zusätzlich erforderlich ist, um die wesentlichen Lernziele zu erreichen – eine Versetzungsgefährdung ist nicht Voraussetzung. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales nennt als Berechtigte vor allem Kinder und Jugendliche aus Familien, die Bürgergeld bzw. Grundsicherung, Sozialhilfe, Kinderzuschlag oder Wohngeld beziehen. Anders als die übrigen BuT-Leistungen muss die Lernförderung nach Angaben des BMAS gesondert beantragt werden.
Für Ihr Institut ist vor allem das Verfahren wichtig: Die Leistungen werden als Gutschein, als Direktzahlung an den Anbieter oder als Geldleistung erbracht (§ 29 SGB II). In der Praxis rechnen Institute meist direkt mit dem Jobcenter oder der kommunalen BuT-Stelle ab – nicht mit den Eltern. Die Details regelt jede Kommune selbst. Typisch sind:
- ein Bewilligungsbescheid oder Gutschein mit Fach, Stundenzahl und Bewilligungszeitraum,
- Rechnungen mit Anwesenheitsnachweis, Zeitraum, geleisteten Stunden und Kosten,
- Abrechnungsfristen nach Ablauf des Bewilligungszeitraums,
- teilweise Höchstsätze je Stunde und Vorgaben zu Vertragsgebühren.
Fragen Sie bei Ihrer örtlichen BuT-Stelle nach deren Merkblatt für Anbieter. Organisatorisch heißt das: BuT-Schüler brauchen einen eigenen Kostenträger, eigene Nachweise und einen Blick auf Kontingente und Fristen. p2o office enthält dafür ein eigenes Modul zur Abrechnung von Bildung und Teilhabe, damit diese Fälle nicht in einer separaten Tabelle neben der regulären Abrechnung laufen.
Honorarabrechnung der Nachhilfelehrer
Viele Institute arbeiten mit Honorarkräften. Klare Honorarvereinbarungen, dokumentierte Stunden und pünktliche Auszahlung sind die Basis für ein loyales Team. Die Honorarabrechnung sollte deshalb nicht auf handschriftlichen Stundenzetteln beruhen, sondern auf den tatsächlich gehaltenen Stunden aus dem Stundenplan:
- Jede gehaltene Stunde wird im Plan bestätigt, Ausfälle werden markiert.
- Nachholstunden werden der Lehrkraft zugeordnet, die sie tatsächlich gehalten hat.
- Unterschiedliche Honorarsätze, etwa für Gruppen- und Einzelunterricht, werden automatisch angewendet.
- Die Abrechnung steht zum festen Termin bereit, Rückfragen werden seltener.
Rechnen Sie mit freien Mitarbeitenden ab, achten Sie unbedingt auf das Thema Scheinselbstständigkeit. Was das Herrenberg-Urteil und die Übergangsregelung nach § 127 SGB IV bedeuten, erklärt der Ratgeber Honorarkräfte und Scheinselbstständigkeit.
Der Monatsabschluss in 6 Schritten
- Belegungsplan des Vormonats prüfen: Sind alle Ausfälle und Nachholstunden erfasst?
- Sammelrechnungen nach Vertrag erzeugen und stichprobenartig kontrollieren.
- Gutschriften für vom Institut verursachte Ausfälle erstellen.
- SEPA-Lastschriftdatei erzeugen und an die Bank übermitteln.
- Honorarabrechnungen aus den gehaltenen Stunden erstellen und auszahlen.
- Offene Posten prüfen, Mahnungen versenden und Daten für die Steuerberatung exportieren.
Mit p2o office laufen diese Schritte in einem System: Monatliche Sammelrechnungen nach Vertrag, Honorarabrechnung auf Basis gehaltener Stunden, SEPA-Lastschriftdateien, Offene-Posten-Liste mit Mahnstufen, Gutschriften und Stornos, die Abrechnung von Bildung und Teilhabe (BuT) sowie ein Export für die Steuerberatung. Alle Einzelheiten finden Sie im Modul Abrechnungen unter Funktionen und auf der Seite Nachhilfesoftware.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Rechtslage und Verwaltungspraxis können sich ändern; maßgeblich ist immer Ihr Einzelfall. Bitte stimmen Sie konkrete Entscheidungen mit Ihrer Steuerberatung, einer Rechtsanwältin bzw. einem Rechtsanwalt oder der zuständigen Behörde ab. Stand der Angaben: Oktober 2026.
Häufige Fragen
Kann ich als Nachhilfeinstitut Lernförderung aus Bildung und Teilhabe abrechnen?+
Ja, wenn die zuständige Stelle Ihr Institut als Anbieter akzeptiert und die Lernförderung bewilligt hat. Abgerechnet wird in der Regel direkt mit dem Jobcenter oder der kommunalen BuT-Stelle, häufig mit Anwesenheitsnachweis. Die genauen Vorgaben unterscheiden sich je nach Kommune.
Was ist besser: Monatspauschale oder Abrechnung nach Einzelstunden?+
Für die meisten Institute ist die Monatspauschale mit festem Stundenkontingent die einfachere Lösung: Die Einnahmen sind planbar, Eltern zahlen jeden Monat denselben Betrag, und die Lastschrift lässt sich automatisieren. Einzelstunden passen eher zu unregelmäßigen Angeboten wie Prüfungsvorbereitung oder Ferienkursen. Viele Institute kombinieren beide Modelle.
Wie gehe ich mit ausgefallenen Stunden in der Abrechnung um?+
Regeln Sie im Vertrag eindeutig, wann eine Stunde nachgeholt wird, wann sie verfällt und wann sie gutgeschrieben wird – etwa abhängig davon, wie rechtzeitig abgesagt wurde. Wichtig ist, dass Belegungsplan und Abrechnung zusammenhängen, damit Nachholstunden und Gutschriften nicht verloren gehen.
Darf ich Eltern eine Mahngebühr berechnen?+
Bei Zahlungsverzug können grundsätzlich Verzugsschäden geltend gemacht werden. Eine pauschale Mahngebühr sollte jedoch angemessen sein und am besten im Vertrag geregelt werden. In der Praxis empfiehlt sich zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung ohne Gebühr. Klären Sie die konkrete Ausgestaltung mit Ihrer Rechtsberatung.
Wie bekomme ich die Daten zu meiner Steuerberatung?+
Am einfachsten über einen Export aus Ihrer Verwaltungssoftware. In p2o office exportieren Sie Rechnungen und Zahlungen für Ihre Steuerberatung, sodass niemand Belege abtippen muss. Sprechen Sie das gewünschte Format vorab mit Ihrer Kanzlei ab.
Brauche ich für die Honorarabrechnung eine eigene Software?+
Nicht unbedingt. Wenn Ihre Verwaltungssoftware die gehaltenen Stunden aus dem Belegungsplan kennt, kann sie daraus auch die Honorarabrechnung erstellen. Das spart doppelte Erfassung und vermeidet Diskussionen mit Lehrkräften über die Zahl der Stunden.